Je hebt de loonheffingen netjes geregeld, de salary split staat in de administratie en dan komt de vraag waar veel ondernemers overheen kijken: in welk land is mijn werknemer eigenlijk verzekerd? Sociale zekerheid volgt namelijk compleet eigen regels. En die kunnen heel anders uitpakken dan de belastingheffing.
Eén stelsel, en geen twee
Het eerste wat je moet weten: binnen de EU geldt dat een werknemer maar in één land sociaal verzekerd kan zijn, nooit in twee tegelijk. Welk land dat is, bepaalt Verordening 883/2004. De hoofdregel is dat iemand verzekerd is in het land waar hij werkt. Maar bij grensoverschrijdend werken draait het om de vraag of er een “substantieel gedeelte” in het woonland wordt gewerkt. Die grens ligt op 25%. Werkt je werknemer 25% of meer van zijn tijd in het woonland, dan verschuift de sociale zekerheidsplicht naar dat woonland, ook als de werkgever in Nederland zit. Dat heeft directe gevolgen: andere premies, een andere inhoudingsplicht, en mogelijk een ander pakket aan uitkeringsrechten. Voor jou als werkgever betekent het dat je in een ander land premieplichtig kunt worden, met alle administratieve gevolgen van dien.
De kaderovereenkomst telewerken
Speciaal voor de na-corona-realiteit van structureel thuiswerken is er sinds 1 juli 2023 een kaderovereenkomst grensoverschrijdend telewerken. Die biedt uitkomst voor een veelvoorkomende situatie: een werknemer die deels thuiswerkt in zijn woonland, deels op kantoor in het werkgeverland.
Onder deze kaderovereenkomst kan een werknemer die tussen de 25% en 50% van zijn tijd telewerkt vanuit het woonland tóch verzekerd blijven in het land van de werkgever, mits werkgever en werknemer hier samen om verzoeken. Belangrijk: dit is een verzoek, geen automatisme. En het werkt alleen als zowel het woonland als het werkgeverland de overeenkomst hebben ondertekend. Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Portugal en de meeste andere EU-landen doen mee, maar niet allemaal, controleer dit dus altijd vooraf.
De A1-verklaring en wat erachter zit
Het bewijsstuk waar het in de praktijk om draait is de A1-verklaring. Die toont aan in welk land je werknemer sociaal verzekerd is en is onmisbaar bij controles in het buitenland. Vraag deze tijdig aan, dus niet pas als er een inspecteur voor de deur staat. Vergeet ook de menselijke kant niet. Achter de juridische termen schuilen concrete risico’s voor je werknemer: dekking bij ziekte en arbeidsongeschiktheid, opbouw van pensioen en het beruchte AOW-gat. Een verkeerde inschatting kost niet alleen jou als werkgever premies, maar kan je werknemer jaren later met een gat in zijn oudedagsvoorziening opzadelen. Sociale zekerheid is dus een eigenstandig spoor naast de loonheffingen en wie alleen naar de belasting kijkt, mist het halve plaatje. In de volgende blog zoomen we in op een groep die deze regels tot het uiterste oprekt: de digital nomads.
Kijk vooruit en schakel tijdig een fiscaal expert in
Wil je weten wat werken vanuit het buitenland betekent voor jouw onderneming of voor je werknemers? Neem vrijblijvend contact op via 088-1412400 met Susanne Schorel voor deskundig advies. Neem dan gerust contact met ons op via info@forwardfiscalisten.nl.
