Als verhuurder van steigers, bouwmaterieel of machines verzamelt u in de praktijk al snel meer persoonsgegevens dan u misschien denkt. De naam en het telefoonnummer van de uitvoerder op de bouwplaats zijn vanzelfsprekend. Maar hoe zit het met een kopie van een identiteitsbewijs van de chauffeur, het rijbewijs van de medewerker die een machine komt afhalen, of de gegevens van inhuurkrachten?
De AVG bepaalt gelukkig niet dat u zo min mogelijk gegevens mag hebben. Het wettelijke uitgangspunt is dat u persoonsgegevens alleen verzamelt en gebruikt als daar een duidelijke, legitieme reden voor is.
Wat heeft u als verhuurder echt nodig?
Bij het aangaan van een huurovereenkomst heeft u bepaalde gegevens nodig om uw klant te identificeren, de overeenkomst uit te voeren en te kunnen factureren. Dat is iets anders dan alle informatie verzamelen die mogelijk ooit van pas kan komen.
Wilt u bijvoorbeeld bij de uitgifte van een dure machine controleren wie de apparatuur komt ophalen? Dat betekent niet automatisch dat u een volledige kopie van het paspoort van die medewerker mag opslaan en bewaren. Stel uzelf per gegeven kritisch de vraag: waarom hebben wij dit als bedrijf nodig?
Wanneer moet u gegevens verwijderen?
Niet ieder klantgegeven hoeft na afloop van het project direct te verdwijnen. Financiële gegevens en facturen moet u vanwege de fiscale bewaarplicht bijvoorbeeld verplicht zeven jaar lang bewaren.
Aan de andere kant hebben operationele gegevens, zoals tijdelijke contactlijsten van chauffeurs of kopieën van afhaalbewijzen, na verloop van tijd geen enkele functie meer. Een vast, intern bewaarbeleid voorkomt dat persoonsgegevens van aannemers, zzp’ers of medewerkers jarenlang rondslingeren in uw systemen zonder dat iemand nog weet waarom. Dat is niet alleen efficiënt, maar verkleint ook het risico bij een datalek.
Tijd voor een AVG-check in uw verhuurproces?
Loop het verhuurproces eens kritisch door met uw team. Welke gegevens vraagt u op bij een nieuwe zakelijke klant? Wat legt u vast bij het uitgeven en innemen van materieel op de werf? Wie heeft er toegang tot die systemen en hoelang blijven die gegevens bewaard?
Door hier vooraf strakke keuzes in te maken, voorkomt u dat u risico’s loopt op het gebied van privacywetgeving en daarmee op mogelijke handhaving of boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wilt u uw algemene huurvoorwaarden, AVG-processen of de verwerking van persoonsgegevens binnen uw verhuurorganisatie goed en zorgvuldig inrichten? Forward Advocaten denkt en adviseert u hier graag in. Neem gerust contact op met ons via info@forwardadvocaten.nl of 088 6007 800.
