Als verhuurder binnen de bouw- en evenementenbranche heeft u regelmatig contact met medewerkers die namens hun bedrijf materieel huren. Maar wanneer mag u erop vertrouwen dat een medewerker bevoegd is om namens dat bedrijf een huurovereenkomst te sluiten?
Wie mag namens het bedrijf huren?
Een medewerker kan bevoegd zijn om namens een bedrijf een huurovereenkomst te sluiten als die daarvoor een volmacht heeft gekregen. Een volmacht hoeft niet altijd schriftelijk te zijn vastgelegd: de bevoegdheid kan ook stilzwijgend zijn verleend. Wel kan de volmacht beperkt zijn, bijvoorbeeld tot bepaalde bestellingen of een maximumbedrag.
De functie van uitvoerder of projectleider betekent niet automatisch dat iemand iedere machine voor iedere huurperiode mag bestellen. Ook een zakelijk e-mailadres biedt op zichzelf geen zekerheid over de bevoegdheid van een medewerker.
Geen bevoegdheid, toch gebonden?
Het ontbreken van een toereikende volmacht betekent niet automatisch dat het bedrijf niet aan de huurovereenkomst gebonden is. Onder omstandigheden kan de verhuurder worden beschermd als hij erop vertrouwde en redelijkerwijs mocht vertrouwen dat de medewerker bevoegd was. Dit wordt ook wel ‘schijn van volmachtverlening’ genoemd.
Daarbij zijn alle omstandigheden van belang. Heeft het bedrijf de medewerker zelf als contactpersoon voor bestellingen aangewezen? Heeft dezelfde medewerker eerder vergelijkbare bestellingen geplaatst die het bedrijf vervolgens heeft betaald, zonder dat het bedrijf de bevoegdheid van de medewerker betwistte? Ook dat kan bijdragen aan gerechtvaardigd vertrouwen. Of dit voldoende is, hangt af van alle omstandigheden van het geval.
De enkele mededeling van de medewerker dat die bevoegd is, is op zichzelf onvoldoende. Het vertrouwen moet ook kunnen worden gebaseerd op verklaringen of gedragingen van het bedrijf, of op omstandigheden die voor rekening van het bedrijf komen.
Voorkom discussie vóór de levering
Controleer bij nieuwe klanten wie uw contractspartij is en wie namens de onderneming bevoegd is om overeenkomsten te sluiten. Het Handelsregister is daarbij een belangrijk hulpmiddel, maar niet iedere volmacht staat daarin vermeld.
Vraag bij twijfel om een schriftelijke bevestiging van een bevoegd persoon. Dat is zeker verstandig bij kostbaar materieel, een lange huurperiode of een bestelling die afwijkt van eerdere opdrachten. Leg daarnaast vast wie de bestelling plaatst, namens welk bedrijf dat gebeurt en welke prijs en huurperiode zijn afgesproken. Bewaar ook berichten en eerdere opdrachtbevestigingen. Een duidelijke controle vooraf verkleint het risico dat u na levering moet discussiëren over de vraag of het bedrijf contractueel gebonden is.
Twijfelt u over de bevoegdheid van een medewerker of betwist een bedrijf achteraf dat een medewerker bevoegd was? Forward Advocaten adviseert u graag. Neem gerust contact op met ons via info@forwardadvocaten.nl of 088 6007 800.
