Brandstofkosten kunnen een flinke impact hebben op de marges van verhuurbedrijven. Tegelijkertijd kost het registreren en verwerken van tankbeurten vaak onnodig veel tijd. Met verbeterde mogelijkheden voor brandstofregistratie speelt MCS Rental Software hierop in. De uitbreiding maakt het mogelijk om tankbeurten direct aan machines en verhuurovereenkomsten te koppelen, waardoor verhuurbedrijven hun brandstofadministratie efficiënter kunnen beheren en kosten nauwkeuriger kunnen doorberekenen.
Bij veel verhuurbedrijven worden tankbeurten nog handmatig geregistreerd. Chauffeurs of medewerkers op de werf noteren de gegevens bijvoorbeeld op papier, waarna deze op kantoor opnieuw moeten worden ingevoerd. Dat zorgt voor extra administratief werk en vergroot de kans op fouten of ontbrekende informatie.
Met de uitgebreide brandstofregistratie brengt MCS deze gegevens samen in het verhuursysteem. Tankbeurten kunnen automatisch worden verwerkt via een koppeling met een brandstofregistratiesysteem of eventueel handmatig worden ingevoerd. Per registratie worden onder andere de betreffende machine, verhuurovereenkomst, datum en hoeveelheid toegevoegde brandstof automatisch vastgelegd.
Van tankbeurt tot facturatie
Door brandstofregistraties rechtstreeks aan machines en verhuurovereenkomsten te koppelen, ontstaat een duidelijk overzicht van de uitgevoerde tankbeurten. Medewerkers kunnen eenvoudig terugvinden wanneer een machine is getankt en hoeveel brandstof er is toegevoegd. Deze gegevens vormen ook een onderbouwing voor het doorberekenen van brandstofkosten aan klanten. Dat is vooral relevant bij materieel met een hoog brandstofverbruik, zoals graafmachines, generatoren en andere bouwmachines. Een nauwkeurige registratie helpt verhuurbedrijven om kosten correct te verwerken en klanten inzicht te geven in de in rekening gebrachte bedragen.
Meer grip op het materieelbeheer
Naast een efficiëntere administratie draagt de functionaliteit bij aan een beter overzicht van het machinepark. Door tankbeurten centraal te registreren, krijgen verhuurbedrijven meer inzicht in de brandstofhoeveelheden die aan individuele machines worden toegevoegd. Dit ondersteunt het bewaken van brandstofkosten en helpt medewerkers bij het dagelijkse beheer van het materieel.
“Brandstof is een belangrijke kostenpost voor verhuurbedrijven en het wordt steeds belangrijker om tankbeurten nauwkeurig te registreren”, zegt Chris Clarke, Chief Technology Officer bij MCS Rental Software. “Door tankbeurten rechtstreeks aan machines te koppelen, kunnen onze klanten nauwkeuriger factureren, administratief werk verminderen en beter inzicht krijgen in de geregistreerde brandstofhoeveelheden. Zo helpen we verhuurbedrijven hun marges te beschermen en tegelijkertijd te zorgen voor eerlijke en transparante brandstofkosten voor hun klanten.”
